INFORMATIVA PRIVACY AREA RISERVATA
“Meeting Rimini”
Gentile utente, a norma dell’art. 13-14 Regolamento UE n. 679/2016 vogliamo fornirti un’informativa semplice e chiara su come tratteremo i dati personali che ci fornirai direttamente nell’utilizzare questa APP.
Il Titolare del Trattamento dei dati è la Fondazione Meeting per l’Amicizia tra i Popoli ETS, con sede legale in Via Flaminia, 18, 47923, RIMINI (RN)
Contatto e-mail: meeting@meetingrimini.org
Contatto telefonico: +39.0541.783100
Il Data Protection Officer
Quantunque non rientrando nei casi previsti dalla normativa vigente, la Fondazione Meeting per l’Amicizia fra i Popoli ETS ha ritenuto opportuno per un costante ed adeguato rispetto della normativa vigente e a garanzia degli Interessati, nominare un Responsabile del Trattamento dei Dati (o DPO – Data Protection Officer).
Contatto e-mail: dpo@meetingrimini.org
Ogni punto informativo è strutturato nel seguente esemplificativo modo:
- Quali dati personali trattiamo
- Perché li trattiamo (finalità e base giuridica)
- Cosa succede se non possiamo trattare i dati
- Per quanto tempo li trattiamo
- Chi potrà conoscere i miei dati?
QUAL È IL CICLO DI VITA DEI DATI PERSONALI?
DATI PERSONALI OGGETTO DI TRATTAMENTO, FINALITÀ E CONDIZIONI DI LICEITÀ DEL TRATTAMENTO
CREAZIONE DELLE CREDENZIALI DI ACCESSO: DATI OBBLIGATORI
Utilizziamo i tuoi dati per creare il tuo account per usare l’App
- All’interno dell’APP trattiamo i seguenti dati personali: ID utente, Nome, Cognome, Data di nascita, Indirizzo email, Password, log e informazioni relative alle attività, ai consensi e alle autorizzazioni prestate
- I suddetti dati sono raccolti per la creazione dell’account utente necessario per l’utilizzo della app. Il trattamento dei dati è necessario per dare esecuzione al servizio richiesto dall’utente.
In applicazione dell’art. 8 GDPR e dell’art.2 quinquies D.Lgs. 196/2003 i minori che hanno compiuto 14 anni possono esprimere il consenso per la creazione di credenziali di accesso. - Il conferimento dei dati è obbligatorio in quanto non è possibile, per la natura stessa dell’APP, effettuare la registrazione e attribuire credenziali di accesso senza.
- I dati vengono trattati per tutto il periodo di attivazione delle credenziali di accesso; in caso di disattivazione del tuo account, verranno eliminati tutti i tuoi dati personali, credenziali di accesso e ticket generati. In caso di mancato accesso per un periodo di 24 mesi, l’account sarà disattivato. Per legittimo interesse del Titolare del trattamento verranno conservati, anche successivamente alla disattivazione e cancellazione dell’account, tutti i dati personali e informazioni che consentono di documentare le autorizzazioni e i consensi prestati dall’interessato e di verificarne l’identità
- I dati non verranno comunicati o diffusi senza il tuo consenso. Le credenziali di accesso sono riservate.
CREAZIONE DELLE CREDENZIALI DI ACCESSO: DATI FACOLTATIVI PER FINALITÀ ORGANIZZATIVE E STATISTICHE
Utilizziamo i tuoi dati per finalità statistiche e per migliorare l’organizzazione e logistica degli eventi.
- All’interno dell’APP trattiamo i seguenti dati personali: Sesso, Provincia di Residenza, Città, Nazion (Paese), Titolo di Studio, Professione
- I dati vengono raccolti durante il processo di creazione dell’account utente necessario per l’utilizzo della app. Il trattamento dei dati è fondato sul consenso. I dati verranno utilizzati per analisi statistiche, anche al fine di garantire una migliore organizzazione e logistica degli eventi.
- Il conferimento dei dati è facoltativo, in quanto in mancanza del loro conferimento è comunque possibile creare le credenziali di accesso per l’utilizzo della app.
- I dati vengono trattati per tutto il periodo limitato alle attività di analisi necessaria per estrarre dati statistici/aggregati per le finalità indicate e verranno cancellati dopo il periodo tecnico necessario a tali operazioni e comunque non oltre 24 mesi. I dati aggregati, dai quali non è possibile identificare gli interessati, saranno conservati dal Titolare senza limiti di tempo.
- I dati non verranno comunicati o diffusi senza il tuo consenso.
CONTATTI E INFORMAZIONI
Se ci mandi un’email o usi un form di contatto useremo i tuoi dati per darti le informazioni richieste
- All’interno dell’APP trattiamo i dati personali così come forniti all’atto della registrazione
- Il trattamento è fondato sul consenso dell’interessato per rispondere alle sue richieste di informazioni e chiarimenti sui servizi del titolare del trattamento.
- Il mancato conferimento dei dati rende impossibile l’inoltro delle richieste e la risposta agli interessati.
- I dati sono trattati per il tempo strettamente necessario a dare riscontro alle richieste di informazioni e di contatto.
RICEVI LE NOSTRE NEWSLETTER
Rimani aggiornato e ricevere inviti sulle nuove attività e eventi del Meeting di Rimini
- All’interno dell’APP trattiamo i dati personali così come forniti all’atto della registrazione
- Iscrivendoti alla nostra newsletter potrai ricevere messaggi email per restare aggiornato sui nostri eventi, iniziative, novità, e ricevere inviti agli stessi.
- Potrai usufruire di tutti i nostri prodotti o servizi anche senza prestare il consenso per la ricezione di messaggi newsletter o marketing.
- Trattiamo i dati per finalità di marketing fino alla revoca del tuo consenso o fino a quando non eserciterai il diritto di opposizione al trattamento.
- Non comunichiamo, diffondiamo o condividiamo i dati con terzi o trasferiti all’estero in paesi extra UE
GENERA UN TICKET: PRENOTA LA DATA DI INGRESSO O ISCRIVITI A UN EVENTO
Genera il tuo Ticket per prenotare l’accesso al Meeting e iscriviti agli eventi in programma
- All’interno dell’APP trattiamo i seguenti dati personali: Credenziali Account, Nome e Cognome, Evento di iscrizione
- Puoi prenotare l’accesso al Meeting o iscriverti a un evento in programma utilizzando la App e generando un Ticket. I dati verranno trattati per l’esecuzione del servizio richiesto. Solo i maggiorenni possono richiedere la generazione di un Ticket di ingresso e prenotazione
- I dati personali sono necessari per la creazione del Ticket, per la corretta gestione delle prenotazioni e degli accessi fisici.
- I dati relativi ai Ticket generati sono necessari per il periodo relativo alla gestione della prenotazione e svolgimento dell’evento. I ticket generati verranno cancellati al termine dell’edizione per la quale sono stati generati. I dati potranno essere conservati per un tempo ulteriore qualora necessario per la difesa in caso di procedure stragiudiziali o in giudizio.
- Non comunichiamo, diffondiamo o condividiamo i dati con terzi. All’interno dell’organizzazione i nostri volontari o personale autorizzato potranno accedere alle informazioni per offrirti assistenza.
GENERA UN TICKET PER UN MINORE: PRENOTA LA DATA DI INGRESSO O ISCRIVITI A UN EVENTO
In qualità di genitore o esercente la responsabilità genitoriale puoi generare il Ticket per conto di un minore che voglia accedere al Meeting e iscriversi a un evento
- All’interno dell’APP trattiamo i seguenti dati personali: Credenziali Account/indirizzo di posta elettronica, Nome e Cognome, Nome e cognome minore associato, Status dichiarato di genitore/tutore, Evento di iscrizione
- I minorenni non possono prenotare le date di accesso al Meeting o iscriversi a eventi in programma. In caso di richiesta di generazione del Ticket, il minore dovrà inserire l’indirizzo di posta elettronica del genitore/tutore, che riceverà una notifica per autorizzare l’operazione.
- I dati verranno trattati per l’esecuzione del servizio richiesto.
- I dati personali sono necessari per la creazione del Ticket, per la corretta gestione delle prenotazioni e degli accessi fisici. I ticket generati verranno cancellati al termine dell’edizione per la quale sono stati generati. I dati potranno essere conservati per un tempo ulteriore qualora necessario per la difesa in caso di procedure stragiudiziali o in giudizi
- Non comunichiamo, diffondiamo o condividiamo i dati con terzi. All’interno dell’organizzazione i nostri volontari o personale autorizzato potranno accedere alle informazioni per offrirti assistenza.
PARTECIPA A UN GRUPPO
Partecipa a un gruppo per facilitare le prenotazioni e iscrizioni con i tuoi amici
- All’interno dell’APP trattiamo i seguenti dati personali: Nome e Cognome, Evento di iscrizione
- L’utente che crea un gruppo come amministratore può invitare altri utenti a parteciparvi per facilitare le operazioni di prenotazione e iscrizione agli eventi. La partecipazione al gruppo è fondata sul consenso manifestato aderendo all’invito. In caso di minorenni, solo i genitori/tutori loro associati possono inserirli all’interno di un gruppo.
- La mancata accettazione dell’invito impedisce di aderire al gruppo e di consentire all’amministratore di effettuare prenotazioni e iscrizioni per tuo conto.
- L’utente può uscire dal gruppo in ogni momento. L’amministratore può cancellare il gruppo in ogni momento. La cancellazione del gruppo non comporta la cancellazione dei dati personali dei singoli account utenti.
- Solo l’amministratore del sistema potrà vedere i tuoi dati.
SEI UN OSPITE?
Abbiamo ricevuto i tuoi dati per aiutarti a partecipare al Meeting
- All’interno dell’APP trattiamo i seguenti dati personali: Nome e Cognome, Indirizzo email, Data di nascita, Evento di iscrizione, Profilo amico associato
- Per coloro che non hanno un account all’app “Meeting Rimini” è possibile creare un profilo ospite grazie all’aiuto di un amico che conferisca i dati. Invieremo una notifica (via e-mail) dell’avvenuto conferimento dei dati per consentire all’Ospite di opporsi, al fine di rimuovere il Ticket e cancellare i suoi dati. Il trattamento è fondato sul legittimo interesse del Titolare di creare procedure di accesso anche per i partecipanti che non hanno o non intendono avvalersi della app Meeting, mezzo privilegiato per la gestione degli accessi
- I dati personali sono necessari per la creazione del Ticket, per la corretta gestione delle prenotazioni e degli accessi fisici. In caso di opposizione cancelleremo i dati e il Ticket.
- I dati relativi ai Ticket generati sono necessari per il periodo relativo alla gestione della prenotazione e svolgimento dell’evento. I ticket generati verranno cancellati dopo un breve periodo tecnico necessario alla loro gestione. In caso di opposizione cancelleremo i dati e il Ticket.
- Non comunichiamo, diffondiamo o condividiamo i dati con terzi. L’Ospite verrà informato dell’identità del soggetto che ha creato il Ticket per suo conto.
- I dati per la creazione del tuo Ticket sono stati forniti da un Terzo che ha dichiarato di volerti aiutare per accedere al Meeting.
MESSAGGI PERSONALIZZATI
Meeting di Rimini potrà propormi, tramite e-mail, contenuti e inviti ad eventi e iniziative analoghi a quelli a cui sono iscritto (consenso alla profilazione)
- Con il tuo consenso analizzeremo gli eventi e le altre iniziative a cui ti sei iscritto utilizzando l’app, o i contenuti richiesti e ricevuti tramite email, per proporti messaggi email con contenuti, inviti, proposte analoghe ai tuoi interessi
- La profilazione è basata sul consenso dell’interessato. Non viene applicata alcuna decisione automatizzata e il tuo consenso ci permette, ad esempio, di invitarti a eventi simili a quelli che hai visitato o di informarti su nuove edizioni di eventi ai quali hai partecipato o di proporti prodotti e servizi che pensiamo possano interessarti
- L’interessato ha il diritto di opporsi al trattamento che riguarda la profilazione
STATISTICHE E CONSERVAZIONE ULTERIORE
Al fine di migliorare i nostri servizi effettuiamo analisi statistiche. Queste analisi sono effettuate al fine di estrarre dei report di dati aggregati, senza creazione di profili sulle persone fisiche.
- In caso di disattivazione del tuo account, verranno eliminati tutti i tuoi dati personali, credenziali di accesso e le prenotazioni effettuate. Vengono comunque conservati i dati relativi ai consensi espressi per il trattamento dei dati personali.
- Successivamente alla disattivazione degli account e cancellazione dei dati personali conserviamo i dati in forma anonimizzata (non riconducibile quindi all’interessato) per sole finalità statistiche.
CON QUALI MODALITÀ VENGONO TRATTATI I DATI PERSONALI?
- I dati raccolti sono trattati con strumenti informatici. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
- Il Titolare del trattamento raccoglie i dati personali mediante appositi form dell’applicazione o tramite autorizzazioni concesse per accedere alle informazioni del dispositivo mobile utilizzato.
- In caso di disinstallazione dell’applicazione, i tuoi dati e le prenotazioni effettuate verranno conservati fino a quando saranno attive le tue credenziali di accesso e il tuo profilo utente.
- In caso di mancato accesso al tuo profilo utente mediante le tue credenziali per un periodo continuativo di al massimo 24 mesi, il tuo account verrà disattivato e tutti i dati ivi inseriti cancellati, tranne i dati necessari per adempiere agli obblighi di legge. Inoltre, per legittimo interesse del Titolare del trattamento verranno conservati, anche successivamente alla disattivazione e cancellazione dell’account, tutti i dati personali e informazioni che consentono di documentare le autorizzazioni e i consensi prestati dall’interessato e di verificarne l’identità. Resteranno comunque validi i trattamenti per i quali hai precedentemente prestato il consenso.
- Il Titolare invia messaggi di posta elettronica agli utenti che hanno prestato apposito consenso mediante un servizio di gestione newsletter.
QUALI AUTORIZZAZIONI CHIEDIAMO E QUALI DATI SALVIAMO SUL TUO DISPOSITIVO?
SINGOLE FUNZIONALITÀ
Al momento dell’installazione e successivamente tramite configurazioni di sistema, è possibile gestire le seguenti autorizzazioni del dispositivo.
- Lettura e scrittura su device mobile (spazio privato dell’app): per salvare le preferenze utente, la sessione di login, cache dei dati
- Calendario utente (solo scrittura): per inserimento eventi nel calendario su richiesta esplicita dell’utente
- Vibrazione: per feedback ad alcune azioni
- Collegamento a Internet: per accedere ai dati
- Controllo stato collegamento alla rete: per ritardare la lettura / scrittura dei dati quando si è offline
- Fotocamera: per scattare foto da utilizzare come avatar
- Galleria immagini: per selezionare una foto come avatar e salvare il Ticket generato
SICUREZZA E INFORMAZIONI DEL DISPOSITIVO
- Vengono salvati i log e i metadati degli accessi per finalità legate alla sicurezza delle informazioni al fine di tutelare il legittimo interesse del Titolare del trattamento nel garantire la sicurezza e la tutela della proprietà intellettuale.
- Per esigenze tecniche legate alla piattaforma di sviluppo dell’applicazione, verranno trattati alcuni dati tecnici legati al dispositivo utilizzato durante l’utilizzo dell’applicazione, ad esempio sulle componenti tecniche hardware o software del dispositivo utilizzato.
- I dati tecnici potrebbero riguardare l’ID utente, indirizzo IP di accesso, marca e modello del dispositivo usato, sistema operativo e sua versione, data e ora del crash, dati di debug del crash, versione dell’app.
- Maggiori informazioni sui dati tecnici raccolti dal fornitore: https://firebase.google.com/support/privacy
- I dati vengono trattati anche successivamente alla eventuale cancellazione dell’account per tutelare il legittimo interesse del titolare del trattamento alla documentazione dei consensi e delle autorizzazioni ricevute dall’interessato, nonché per tutela del patrimonio e verifiche di sicurezza.
I dati personali sono trattati prevalentemente all’interno dell’Unione Europea. In alcuni casi, l’utilizzo di alcune funzionalità o il funzionamento tecnico della app può comportare un trasferimento dei dati al di fuori dell’Unione Europea. In questi casi i fornitori dei servizi (es. Microsoft, Google LLC per gli Stati Uniti d’America), si impegnano a tutelare i dati personali sulla base di Importer Standard Contractual Clauses ai sensi dell’art. 46 GDPR.
CHI TRATTA I DATI PERSONALI?
- I dati personali sono trattati dai soggetti interni autorizzati al trattamento appositamente formati e nominati, che saranno comunque tenuti al segreto professionale ed alla massima riservatezza sugli stessi.
- I dati personali sono trattati da società e professionisti che curano l’aggiornamento e manutenzione del sito web o della app, o che forniscono altri servizi al Titolare del trattamento, formalmente designati responsabili del trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 28 GDPR e vincolati al rispetto di misure tecniche e organizzative di sicurezza che garantiscono la protezione dei dati personali degli interessati.
- Tra i responsabili del trattamento dei dati personali vi sono alcuni fornitori di componenti software dell’applicazione, che possono richiedere autorizzazioni all’accesso ai dati, informazioni sul dispositivo e sull’applicazione, indirizzo IP, per poter fornire i servizi necessari all’applicazione per il corretto funzionamento o per finalità ulteriori.
L’INTERESSATO HA IL DIRITTO DI CHIEDERE AL TITOLARE DEL TRATTAMENTO:
– L’accesso ai propri dati personali
L’interessato può ottenere conferma che sia in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano, e ottenere maggiori informazioni sul trattamento e una copia dei dati personali.
– La rettifica dei dati personali
L’interessato può chiederne in qualsiasi momento la rettifica per garantire la correttezza dei dati personali trattati.
– La cancellazione dei dati personali
L’interessato può ottenere la cancellazione dei dati personali nei casi di cui all’art. 17 GDPR.
– La limitazione del trattamento che lo riguardano
L’interessato può chiedere che sia limitato il trattamento opponendosi alla cancellazione in quanto gli siano necessari per l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
– Con riferimento ai dati personali trattati con modalità automatizzate, il diritto alla portabilità dei dati.
L’interessato ha il diritto di ricevere i dati personali in un formato strutturato di uso comune.
– L’interessato può opporsi al trattamento dei dati personali
L’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei propri dati personali.
QUANDO IL TRATTAMENTO È FONDATO SUL CONSENSO, L’INTERESSATO HA IL DIRITTO DI REVOCARE IL PROPRIO CONSENSO IN OGNI MOMENTO
In caso di cancellazione dei dati resteranno comunque validi i trattamenti per i quali hai precedentemente prestato il consenso. Se vuoi revocare il tuo consenso alla ricezione di newsletter, di messaggi personalizzati o per finalità statistiche, o per le altre finalità richiamate nell’informativa, utilizza l’apposita funzione dell’app prima di richiedere la cancellazione del tuo account oppure, se vuoi revocare il consenso dopo aver ottenuto la cancellazione, invia una richiesta al punto di contatto privacy@meetingrimini.org
L’interessato può chiedere maggiori informazioni o esercitare i propri diritti previsti dagli articoli 12-22 Regolamento UE n. 679/2016 rivolgendosi al punto di contatto del Titolare del trattamento scrivendo una email a privacy@meetingrimini.org o una semplice lettera di posta ordinaria indirizzata alla sede del Titolare.
L’interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali: https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524
Revisione del presente documento: A3-20230628 del 28 giugno 2023
